IT導入ですべてうまくいくはずが・・

多機能化、高機能化を追求した結果、システムが複雑になりすぎてしまい、本来の利用者であるはずの社員が十分に使いこなせず、導入効果を発揮できていない・・・。

これは、多くの企業が抱えるITシステムに関する共通の悩みです。複雑なインターフェース、難解な操作手順、多すぎる機能は、利用者の学習コストを高め、ストレスを与え、結果的にシステムの利用を敬遠させる原因となります。このような「システムの複雑化」問題は、生産性の低下や従業員のエンゲージメント低下に直結する重要な課題です。

本記事では、システムの複雑化がなぜ問題となるのか、その背景にある要因を探り、ユーザーエクスペリエンス（UX）の改善を中心とした解決策をVision Consultingの視点から解説します。

なぜシステムは複雑化し、使いこなせなくなるのか？

システムの複雑化とそれに伴う利用の困難さは、以下のような要因によって引き起こされます。

機能追加の積み重ね（Feature Creep）

開発当初はシンプルだったシステムも、運用を続ける中で様々な部門からの要求に応じて機能が追加され、徐々に複雑で肥大化していく傾向があります。

技術者視点の設計

システム開発において、利用者の視点（ユーザーセントリック）よりも、技術的な実現可能性や開発効率が優先され、結果的にユーザーにとって直感的でない、分かりにくいインターフェースや操作フローになってしまうケースです。

全体最適よりも部分最適の優先

各部門の個別ニーズに対応した機能を場当たり的に追加することで、システム全体の整合性や一貫性が失われ、複雑化を招くことがあります。

不十分なトレーニングとサポート

システム導入時のトレーニングが不十分であったり、導入後の問い合わせ対応やサポート体制が整っていなかったりすると、利用者は疑問や問題を解決できず、利用を諦めてしまう可能性があります。

ユーザーインターフェース（UI）/ユーザーエクスペリエンス（UX）設計の軽視

システムの「見た目」や「使いやすさ」に対する考慮が不足しており、情報が整理されていなかったり、目的の機能にたどり着きにくかったりする設計です。

マニュアル依存の文化

分厚いマニュアルを読まなければ操作できないようなシステム設計は、利用者の負担を増大させます。直感的に操作できることが理想です。

システム複雑化がもたらす具体的な弊害

社員がシステムを使いこなせない状況は、企業に以下のような具体的な弊害をもたらします。

Vision Consultingが推進するUX改善と利用定着化

Vision Consultingは、システムの複雑化という課題に対し、技術的な側面だけでなく、利用者である「人」と「組織」の側面にも着目したアプローチで解決を支援します。

事例紹介/筆者経験

ある製造業のクライアントでは、多機能だが非常に複雑なERPシステムを導入したものの、現場での利用が全く進まない状況でした。

Vision Consultingは、主要な利用者グループに対する詳細なユーザーインタビューと行動観察を実施し、利用上のボトルネックとなっている画面や操作を特定しました。その後、UCDプロセスに基づき、特に利用頻度の高い業務シナリオに沿った画面フローの再設計とプロトタイピングを実施しました。あわせて現場担当者によるテストとフィードバックを経てUIを改善し、併せて操作ガイドを埋め込むDAPを導入した結果、トレーニング時間を大幅に削減しつつ、システムの利用率が劇的に向上しました。

システムは「使われてこそ価値がある」

どんなに高機能で先進的なシステムであっても、利用者に使われなければその価値はゼロに等しいと言えます。システムの複雑化は、この「使われる」という最も基本的な価値を阻害する要因です。

これからのシステム開発・導入においては、単に機能要件を満たすだけでなく、利用者がいかにスムーズに、ストレスなく、効果的にシステムを活用できるかというUXの視点がますます重要になります。

検討手順

システムが複雑で使いこなせていないと感じる企業が取るべき具体的なステップは以下の通りです。

おわりに

システムの複雑化による利用定着の壁は、UX改善と組織的な取り組みによって乗り越えることが可能です。

Vision Consultingは、ユーザー中心設計に基づいたUI/UX改善、機能の最適化、効果的なトレーニング・サポート体制構築、そして継続的な改善プロセスの確立を通じて、貴社のシステムが「真に活用される」状態へと導きます。

「導入したシステムが使われない」とお悩みの企業様は、ぜひ一度Vision Consultingにご相談ください。

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補足情報

関連サービス：UX/UIデザインコンサルティング、システム利用定着化支援、チェンジマネジメント、デジタルトランスフォーメーション（DX）支援、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）導入支援

キーワード：ユーザーエクスペリエンス（UX）、ユーザーインターフェース（UI）、ユーザー中心設計（UCD）、ユーザビリティ、デジタルアダプション、利用定着、チェンジマネジメント、Feature Creep、シャドーIT